Réduire les coûts reste un des leviers principaux pour la rentabilité. Selon les postes, on peut économiser jusqu'à 30 % et, par conséquent, générer jusqu'à 6 % de résultat supplémentaire.
1ère piste : Centraliser c’est 10 à 20% d’économie sur les contrats
L'entreprise a abandonné les achats à des secrétariats non responsabilisés ou aux opérationnels. Le directeur informatique achète lui-même ses ordinateurs, le patron du marketing choisit ses prestataires, le DRH ses sociétés d'intérim... aucun n'entre dans le giron du patron des achats ! A défaut de pouvoir vous payer un poste de directeur des achats à temps plein encadrant trois acheteurs spécialisés, vous pouvez déjà confier la responsabilité à une seule et même personne. Laquelle recensera les besoins et identifiera dans l'existant « qui a quoi ». « En faisant l'inventaire, on peut même s’apercevoir que des commerciaux disposent de deux téléphones.
Ainsi les demandeurs ne sont pas les acheteurs, ce qui limite les dérives. Le service achat a un rôle d'expertise sur les différents marchés et de contre-pouvoir par rapport aux opérationnels. L'opérationnel exprime un besoin, et l'acheteur négocie le meilleur prix.
2ème piste : faire de la sous-location pour les bureaux non utilisés
Il s’agit de passer de bureaux individuels à des plateaux et de sous-loués les mètres carrés dégagés ce qui rapporte plusieurs milliers d’euros tous les mois.
3ème piste : Vérifier les contrats, comparer et renégocier !
La personne chargée de suivre les frais généraux doit éplucher les contrats en cours et les tarifs tous les ans.
En matière de téléphonie par exemple, les marchés sont très évolutifs. Il faut donc penser à renégocier les abonnements et forfaits (téléphonie mobile, internet...).
Par la même occasion, posez-vous des questions : de quoi avez-vous vraiment besoin ? comment allez-vous faire pour l'acheter au meilleur prix ?
Au besoin, le recours à un expert (payé au résultat) peut vous permettre d'aller plus loin dans le questionnement sur le modèle économique d'opérateurs qui compliquent à l'envi leur grille tarifaire (propreté, informatique, télécoms...). Les chasseurs de coûts comme Alma Intervention, Lowendal, CSC, K-Buy, Factea, Cost House et consorts ont bâti des grilles de questions pointues pour obtenir plus de transparence dans les prix.
En matière de déplacement, regarder les offres promotionnelles : on peut trouver des billets d’avion jusqu’à 50% moins chers.
Et si possible, privilégier les visio-conférences !
3ème piste : Lancer des appels d'offres
Cela doit devenir un réflexe pour les achats lourds. Faites jouer la concurrence !
4ème piste : Imprimer le papier en recto verso
Faites paramétrer les imprimantes en éditions recto-verso noir et blanc par défaut.
Et tendre vers le « zéro papier ». Numériser les bons de commandes, les factures.
De plus, vos délais de traitement seront réduit (plusieurs personnes peuvent intervenir simultanément.
5ème piste : Responsabiliser vos salariés
_ Remplacer l’éclairage permanent par des détecteurs de mouvement : cela baisse la facture d’électricité de près de 50%
_ Rappeler de fermer les fenêtres quand la climatisation ou le chauffage sont allumés
_ Supprimer les imprimantes personnelles : comme il faut se déplacer, les gens impriment moins !
_ Installer des robinets à cellule infrarouge qui s’éteignent automatiquement dans les WC
6 ème piste : Mettre en place des outils de reporting
Il s’agit de suivre l'évolution des consommations et de détecter les anomalies.
Quand un vendeur passe 70 heures par mois au téléphone et ne vend pas, alors qu'un autre consomme 4 heures et réalise le plus gros chiffre d'affaires mensuel, il faut s’interroger. Les gens doivent se sentir contrôlés pour s'auto-discipliner. Envoyer à chaque utilisateur de téléphone professionnel un relevé de sa consommation avec la date, la durée et l'heure peut dissuader ou limiter les abus. Faites de même pour les pleins d’essence.
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