L’ambition du processus budgétaire est de donner une vision chiffrée de l’avenir. Il doit traduire les orientations stratégiques de l'entreprise, tout en lui fournissant des outils de pilotage efficaces.
Pour les dirigeants, le budget consiste à mettre en oeuvre la stratégie qu'ils ont décidée pour l'entreprise. Pour les opérationnels, le budget fixe des objectifs, charge à eux de réfléchir aux moyens nécessaires pour les atteindre.
Le DAF ou le contrôleur de gestion vont jouer un rôle majeur. C’est à eux qu’il revient d'organiser la remontée d'informations, de faire passer les messages de la direction et de décider du rétroplanning et des outils requis.
1 ORGANISER LA REMONTEE DES INFORMATIONS: UN TRAVAIL SUR MESURE
L’objetif est de mettre en place les différents budgets à mettre en place avec l’aide de tous les départements :
_ budget d’exploitation : prévisions de ventes, budget commercial, budget de production, budget d'approvisionnement, budget des moyens logistiques, etc.
_ budget de structure : frais généraux commerciaux, de production, administratifs,
_ budget d'investissement : recherche- développement, locaux, machines et équipements, systèmes d'information, activités nouvelles et croissance externe,
_ budget de trésorerie : évaluation du besoin en fonds de roulement, opérations financières et patrimoniales éventuelles...).
2 COMMUNIQUER POUR DONNER L’IMPULSION
Le DAF reçoit une note de cadrage retraçant les consignes, charge à lui de les faire redescendre à l'ensemble des parties concernées par le processus budgétaire. Le DAF précise les grandes orientations, la répartition des tâches et donne les premiers éléments de calendrier. Ce travail de pédagogie permet l'adhésion des équipes au processus budgétaire.
3 METTRE EN PLACE LE RETROPLANNING
Le rétroplanning précise la répartition des rôles et les dates butoirs pour chaque département concerné, permettant à chacun de connaître les règles du jeu. .
4 LA FEUILLE EXCEL
La feuille excel doit contenir les dépenses de l'année précédente, celles de l'année en cours, une extrapolation pour 12 mois de celles-ci et un montant de budget affecté. S'y ajoute une colonne remarque ou observation.
5 DE LA REFLEXION A LA FINALISATION DU BUDGET
On distingue généralement quatre phases essentielles :
_ 1ère étape : échanges avec chacun des responsables pour savoir comment il envisage l’avenir.
_ 2ème étape : chaque responsable de département établit son propre budget. Le rôle du Daf va consister à animer chacune des équipes qui participent à l'élaboration du budget, à les aider à se poser les bonnes questions ou à arbitrer entre plusieurs options (augmenter les équipes, privilégier la rénovation des équipements, donner la priorité au développement...). Il accompagne la mise en place du budget propre à chaque département concerné.
_ 3ème étape : le Daf consolide l'ensemble des budgets et présente le budget final à la direction.
_ 4ème étape : les instances dirigeantes valident ce budget. Cette phase comporte des échanges entre la direction et le Daf pour opérer les réajustements jusqu'à l'établissement du budget définitif.
6 ET APRES
Les budgets sont intégrés aux tableaux de bord, reportings et prévisions financières et font l'objet d'un suivi régulier des écarts avec les réalisations.
Dans les sociétés qui pratiquent des clôtures comptables mensuelles, ce budget est mensualisé, afin d'examiner les écarts éventuels entre le budget et le réalisé. C’est le contrôle budgétaire qui permet de rectifier rapidement le tir si nécessaire (ex : conditions de fonctionnement d'une entreprise qui ont changé en cours d'année).
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