Manager et motiver

Quel dirigeant n'a pas rêvé d'être entouré de collaborateurs pleins d'entrain et d'idées ? Challenge, système de rémunération, considération... voici quelques pistes pour les motiver à coup sûr.

Comment valoriser le capital humain de son entreprise ?

Il s’agit de dépasser la simple notion de satisfaction des salariés pour prendre en compte de nouvelles dimensions comme la motivation, l'implication des salariés, leur connaissance des objectifs de l'entreprise… Un salarié motivé étant le pré-requis indispensable à la satisfaction client, elle-même étant la première condition pour assurer la profitabilité de l'entreprise...

Une cartographie des collaborateurs selon quatre types

_les “Sur-investis” :  ils présentent une forte implication et une forte satisfaction.

_les “Routiniers heureux” : satisfaits de leur situation actuelle, ils ne sont pas pour autant impliqués.

_les “Frustés” : ils ne retirent qu'une faible satisfaction à l'égard de leur travail.

_les “Détachés” : peu impliqués et satisfaits, ils semblent plus en rupture avec l'entreprise.

Qu'est-ce-qui fait avancer votre middle management?

Le middle management joue un rôle-clé. Il doit être votre porte-parole auprès des vendeurs. Le pilier sur lequel vous pouvez vous reposer... Cependant, «Les personnels d'encadrement intermédiaire se trouvent dans une position médiane et sont soumis à un ensemble de contraintes qui les placent dans une situation bancale. Tour à tour soumis aux pressions de leur hiérarchie et des salariés qu'ils encadrent, ils disposent d'une marge de manoeuvre relativement réduite pour gérer les contradictions de leur position ».

Associer vos salariés au capital de votre entreprise

Parue le 31 décembre 2006 au Journal officiel, la loi sur la participation et l'actionnariat salarié invite les entreprises à se saisir des dispositifs d'épargne salariale. Parmi les mesures phares: la création d'un «dividende du travail», qui pourra être versé au salarié sous forme de supplément d'intéressement et/ou de participation (dans la limite de 20% de la masse salariale) ou se traduire par le versement d'actions gratuites placées, pendant cinq ans, sur un plan d'épargne entreprise (PEE) . Seule condition à remplir: les actions devront être attribuées à tous les salariés, de manière homogène, sur la base de critères objectifs (ancienneté) et dans la limite individuelle de 7,5% du plafond annuel de la Sécurité sociale. L'avantage, pour le salarié, est double. Il bénéficiera d'une exonération d'impôt sur le revenu à la fois pour le gain d'acquisition des actions, mais aussi pour la plus- value à la revente. Quant à l'entreprise, elle ne paiera pas d'impôt sur les sociétés...

Le leader de l’Epargne Salariale en France : Natixis Interépargne http://www.interepargne.natixis.com/jcms/c_5138/fr/natixis-interepargne

Primes : 4 conseils pour motiver

Pour motiver vos vendeurs, il est d'usage d'introduire une part de variable dans leur rémunération, basée sur des critères bien choisis et dont les règles du jeu sont exposées en amont.

En l'absence d'objectifs prédéterminés, le salarié la jugera toujours insuffisante et sans rapport avec la performance réalisée...

Quantitatif/qualitatif : dosez votre cocktail

Contrairement à la commission, qui rémunère exclusivement l'acte de vente, la prime permet une grande souplesse dans le choix des critères à récompenser. Le ou les indicateurs sont laissés à votre libre appréciation: qualitatifs ou quantitatifs, individuels ou collectifs, mensuels, semestriels ou annuels. Vous pouvez en cumuler jusqu'à quatre. Vous pourrez les adapter d'une année sur l'autre à votre stratégie, auquel cas un nouvel avenant au contrat doit être signé....

Jonglez entre individuel et collectif

Dans une équipe de trois ou quatre vendeurs, tout le monde a le sentiment, réel, de pouvoir influencer le résultat. A partir d'une dizaine de personnes, on compte plus de «passagers clandestins» , qui toucheront la prime sans effort.» La prime collective revêt un autre intérêt: elle accroît la solidarité dans l'équipe....

Organisez le suivi des objectifs en cours de route

Chacun doit pouvoir estimer, à tout instant, les efforts qu'il lui reste à accomplir. Vous pouvez aussi choisir de les responsabiliser en leur confiant le suivi de leurs propres objectifs...

Et si vous jouiez la carte de l'intéressement?

L'intéressement, lié à la performance de l'entreprise, est conditionné à l'atteinte d'objectifs déterminés librement par le dirigeant: chiffre d'affaires, résultats, etc.

Les sommes versées sont exonérées de charges sociales, tant pour l'employeur que pour le salarié. Placées sur un plan d'épargne entreprise (PEE), elles sont exonérées d'impôt sur le revenu. Attention, tout accord d'intéressement est conclu pour trois ans. Cet engagement peut vous paraître long mais sachez qu'il peut se renégocier tous les ans.

Le leader de l’Epargne Salariale en France : Natixis Interépargne http://www.interepargne.natixis.com/jcms/c_5138/fr/natixis-interepargne

Les à-côtés de la rémunération sont-ils utiles?

Pour les entreprises ne pouvant se permettre de rétribuer un salarié au-dessus des prix du marché afin de le garder, les éléments annexes au salaire fixe (mutuelle, chèques restaurant…) , sur lesquels elles paient moins de charges, s'avèrent utiles.

Challenge commercial : donnez du peps a vos vendeurs

Un petit concours entre commerciaux, et vos ventes repartent de plus belle. Les challenges donnent un coup de fouet au business et titillent l'esprit conquérant de votre équipe.

Créer l'émulation

«Dès que l'on emploie une petite équipe de commerciaux, il est légitime de les mettre en compétition.  Un challenge crée une émulation et valorise les collaborateurs, qui apprécient que l'on organise une opération spécialement pour eux.»

«Il peut s'agir de relancer la dynamique de vente sur une période traditionnellement creuse, de doper un lancement de produit ou encore de donner un coup de fouet au business lorsqu'il s'essouffle ».

Concrètement, il vous faut définir un objectif pour votre opération. Sur quel indicateur souhaitez-vous agir? Le chiffre d'affaires? La marge? La prospection? La fidélisation? Le taux de pénétration sur un marché spécifique? «Le challenge doit coller à votre stratégie commerciale et servir vos priorités du moment»

Il est préférable d'opter pour une progressivité des primes traduisant votre volonté de sanctionner les moins bons mais surtout de récompenser la majorité des commerciaux en respectant la hiérarchie de leur performance. Pour que votre dispositif soit motivant, il ne doit pas engendrer plus de 30% de perdants lorsque votre objectif global est atteint.

Le procédé d'engagement associe le commercial à la définition d'un objectif réaliste le plus ambitieux possible sur lequel il s'engage. La prime croît avec le niveau du résultat obtenu. Plus le vendeur s'éloigne de son objectif, moins l'impact sur sa prime est important. Un tel système sera d'autant plus efficace s'il dispose d'une marge de manoeuvre réelle dans la réalisation de ses plans d'actions.

Comment piloter son entreprise ?

L’exercice du pilotage d’entreprise est une lourde tâche que vous soyez dirigeant d’une structure sans salarié ou d’une organisation plus conséquente. Ce rôle ne s’improvise pas, que ce soit pour garantir la pérennité de l’entreprise ou  pour la développer.

Le principal objectif du pilotage est de permettre l’action. C’est une aide à la prise de décision pour le Dirigeant.  

Pour cela, différents outils sont utilisés, en particulier le suivi des indicateurs dans les tableaux de bord.  Ainsi, les indicateurs doivent être choisis avec précision pour chacune des entreprises. Ils doivent être fiables et pertinents.

Enfin, si la finalité du pilotage est d’augmenter croissance et productivité de l’entreprise, il ne s’en réduit pas pour autant uniquement à du suivi d’indicateurs économiques. Il peut également concerner des indicateurs humains, plus qualitatifs.

Ainsi, le dirigeant suit, au travers d’un tableau de bord, les indicateurs qui lui permettent d’avoir une vision au jour le jour, hebdomadaire ou mensuelle de l’activité, et d’être capable de prendre des décisions rapidement si le besoin s’en fait ressentir. Il s’agit par exemple du chiffre d’affaires, de la trésorerie, ou de la masse salariale. A moyen terme, le chef d’entreprise porte son attention sur les investissements, les financements, ou encore son bilan intermédiaire à six mois et son bilan prévisionnel à un an. Enfin, à long terme, le dirigeant fait des projections, des estimations sur la base du passé et du présent, pour déterminer son avenir à trois ou cinq ans, au travers, là encore le bilan prévisionnel par exemple. A ce stade, on parle de pilotage stratégique.

D’autres indicateurs peuvent être suivis : le taux d’absentéisme des salariés pour les plus grandes structures. Au- dessus d’un certain taux, le dirigeant doit identifier les causes, et mettre en œuvre les solutions adéquates.

Il faut s’accorder le temps et l’attention nécessaires pour suivre précisément ses données de l’entreprise pour détecter les signaux d’alerte et agir en conséquence. De plus, le chef d’entreprise doit savoir planifier à moyen et long termes.

Enfin, le pilotage passe, par la prise en compte du facteur humain. Une des qualités essentielles est donc le sens de la communication, dans les directives et l’explication de ses dernières, et l’information pour aller plus loin.

Manager avec plaisir

Parce que le management peut devenir un plaisir...

Introduction

Les joies du management procurent un sentiment d'accomplissement que l'on ne peut imaginer. 

Il peut s'agir du plaisir de développer les compétences d'un employé, de contribuer à l'obtention d'un nouveau client. 

Et surtout ceci n'est ni incompatible avec la rentabilité de votre entreprise, ni avec votre rôle de manager, encore faut-il que vous sachiez vous y prendre. 

Qu'est-ce que le management ? 

C'est tout simplement la capacité à faire faire le travail par les autres et donc à faire avec les autres ! Il faut un véritable désir de travailler avec les autres pour rendre la société performante. 

Le véritable rôle du manager est de donner envie aux salariés de faire de leur mieux. C'est à vous de créer un environnement de travail qui leur donne envie de faire de leur mieux, de développer leurs compétences. Cela revient à écouter, guider, encourager ces collaborateurs. 

Votre objectif doit être de devenir le mentor de vos collaborateurs!

Il s'agit d'un véritable partenariat. 

Pour cela il faut au préalable faire confiance aux autres, partir du principe que vos collaborateurs sont volontaires. Il ne tiendra qu'à vous de leur donner envie d'aller de l'avant et d'acquérir de nouvelles compétences par la suite.Si vous leur dites : "il va falloir que ça rentre dans ton crâne !" Effectivement vous allez droit dans le mur ! Ce n'est pas une façon de traiter ces collaborateurs ! Vous obtiendrez effectivement un résultat à court terme par la peur et l'intimidation. Mais votre collaborateur va vouloir partir, vous faire une mauvaise réputation auprès de ses collègues, et peut être même un procès pour harcèlement...

Manager c'est allumer le feu dans le coeur de vos collaborateurs. 

Cela passe par : 

    * savoir déléguer 

    * responsabiliser vos collaborateurs pour pouvoir vous concentrer sur vos propres tâches : planifier, organiser, suivre et développer la rentabilité de votre société (un article sera consacré ultérieurement au développement de la rentabilité de votre entreprise). En cinq mots : rendre votre société plus performante. 

Donc, par pitié laissez vos collaborateurs travailler en autonomie dès que cela est possible. Il en va de votre compétence et de l'avenir de votre service. 

     * identifier les besoins de vos collaborateurs : formations, ressources et outils dont ils ont besoins. 

 Quelle(s) sont leur(s) difficulté(s) ? Comment pouvez-vous les aider à les surmonter ? 

      * traiter vos collaborateurs avec respect. 

      * encourager vos aux salariés à faire part de leurs difficultés et de leurs préoccupations. 

      * encourager les salariés à donner des idées. Cela vous permettra d'améliorer les systèmes en place, de réduire les coûts (un article sera consacré ultérieurement à ce sujet). 

      * la communication des objectifs aux collaborateurs. Sinon, comment voulez-vous qu'ils les atteignent ? 

      * féliciter vos collaborateurs pour le travail bien effectué. 

      * la communication des résultats de l'entreprise puisqu'ils en sont à l'origine. 

A lire aussi : 

Le feed back-élément essentiel du management

Manager et motiver

Savoir déléguer

             

Savoir s'organiser

Le 1er objectif est de retrouver les informations dont vous avez besoin très rapidement et de gagner du temps dans vos recherches. 

Notez vos tâches, les personnes à rappeler ainsi que vos rendez-vous et réunion dans un agenda que vous pourrez emmener partout, et notamment en rendez-vous. Fini les post-it sur le bureau! 

Rangez vos documents au fur et à mesure à leur endroit approprié ou transmettez directement à un collaborateur pour déléguer la tâche (à faire dès que possible). Vos collaborateurs doivent pouvoir y accèder facilement sans être obligé de vous déranger, et notamment en votre absence. 

Si ces documents ne manqueront à personne, jetez! 

Il ne doit rien y avoir d'autres sur votre bureau que votre agenda et vos dossiers en cours. 

Le 2ème objectif est de planifier ses tâches. Prenez 20mn chaque matin pour fixer vos priorités de la journée. Notez ce rendez-vous avec vous -même sur votre agenda. Cela fait partie de vos tâches prioritaires. 

A la fin de ces 20mn de rendez-vous avec vous-même vous devez avoir : 

* déléguer tout ce qui peut l'être, 

* transmis toutes les informations à faire circuler parmi vos collaborateurs,

* établit votre planning de la journée : réunion, tâches importantes à effectuer (et qui bien sûre ne peuvent être déléguées). 

Vous ne pouvez organiser le travail des autres si vous ne savez pas vous organiser vous -même. 

L'organisation fait une énorme différence dans votre vie professionnelle. 

Savoir déléguer

La délégation est l'outils n° du manager. 

En effet, un management efficace est la somme des efforts de tous les membres de l'équipe. 

Pourquoi déléguer : 

   * pour obtenir une promotion,

   * parce que vous ne pouvez pas tout faire, d'ailleurs ce n'est pas ce que l'on vous demande en tant que manager

   * parce que vous êtes payé pour faire faire le travail par les autres

   * pour que vos collaborateurs s'investissent dans l'entreprise et la réussite des objectifs de votre équipe,

   * pour développer les compétences de vos collaborateurs. 

Si vous ne pouvez pas déléguer une tâche : demandez-vous pourquoi ? Le collaborateur a besoin de formations, de ressources, de temps à lui consacrer ? Vous devez règler le problème et déléguer. 

Consacrez du temps à expliquer la tâche :ou voulez-vous allez ?

Décrivez les résultats que vous attendez ainsi que le délai de réalisation, expliquez également le contexte, pourquoi la tâche doit être accomplie.

Offrez votre soutien : c'est à vous de mettre votre collaborateur dans les meilleures dispositions possibles pour accomplir une tâche (ressources, formations, explications...). Investissez votre employé de l'autorité nécessaire pour accomplir cette tâche.

Obtenez un engagement de la part de votre collaborateur de façon à vérifier qu'il a parfaitement accepté sa mission et qu'il s'engage à la réaliser.

La première fois que vous allez confier la tâche cela vous prendra du temps (formation et suivi principalement) mais ensuite la tâche sera déléguée définitvement sans que vous interveniez dans le processus. Et c'est là que se trouve le retour sur investissement. 

En effet, vos salariés sont plus compétents et plus efficaces. De votre côté, vous pouvez vous consacrer à des tâches qui ne peuvent être réalisées que par vous (planification, définition des objectifs, suivi, amélioration des performances de votre entreprise par le biais de votre investissement dans les projets). De plus, vous êtes jugé en fonction des perfomances de votre équipe. C'est là qu'intervient la promotion. 

Toutes les tâches répétitives ou de détail peuvent être déléguées  : recueil d'informations, vérification de chiffres (vous ferez l'analyse ensuite ainsi que la recherche de solutions), réalisation de tableaux...

Mettez en place un suivi efficace des tâches confiées qui soit formel sous forme de tableau excel reprenant le libellé des tâches, le nom de la personne a qui vous l'avez confié, les étapes si besoin ainsi que la date butoir, la date de réalisation, les difficultés rencontrées, etc... 

Ce tableau est bien entendu mis à la disposition de vos collaborateurs qui le renseigne eux-mêmes. Vous en analyserez les résultats et agirez en fonction des résultats (process à revoir, formation nécessaire,etc...). 

La gestion de l'activité de consultant

La première difficulté que rencontre le créateur d'activité provient de la confusion faite par de nombreux interlocuteurs entre les statuts juridique, social et fiscal.

Le statut juridique va définir le cadre légal de votre activité : activité libérale avec un statut d'auto-entrepreneur, société (EURL, SARL...) ou portage salarial ?

Le statut d'auto-entrepreneur offre la possibilité de lancer une activité jusqu'à un plafond de 32 k€ de chiffre d'affaires.

Le portage salarial permet de vous consacrer à votre offre (marketing, développement commercial, réalisation de vos premières missions...). Vous êtes « propriétaire » de vos clients et de votre marque. C'est un excellent moyen de « démarrer » sans prendre trop de risque(s).

Le statut social : s'il s'agit d'une entreprise en votre nom, vous serez Travailleur Non Salarié par opposition au statut de salarié.

Le statut fiscal : vous choisirez selon votre situation celui vous permettra de payer le moins d'impôts possibles!

Il vous faudra donc effectuer vos calculs pour effectuer votre choix : Impôts sur les Sociétés (IS), Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC) ou encore Bénéfices Non Commerciaux (BNC).

Créer une marque : Vous pouvez mettre votre marque sur votre carte de visite si vous préférez utiliser les services d'une société de portage salarial. Vous pourrez ainsi garder la marque que vous aurez développée lorsque vous créez votre société ultérieurement.

Il faut donc lui trouver un nom, un logo et une charte graphique. Il peut être très intéressant de se faire aider par un étudiant en fin de cycle d'une école de graphisme. C'est moins coûteux qu'un graphiste professionnel.

Il faut bien entendu penser à protéger le nom avec une démarche auprès de l'INPI (Institut National de la Propriété Industrielle) et réserver le nom de domaine sur Internet auprès d'un hébergeur.

L'aspect financier : Ce que vous allez gagner en tant que consultant indépendant dépend de votre expérience, de votre spécialité, de votre réseau, du secteur d'activité sur lequel vous intervenez et bien entendu de la qualité et de la pertinence de votre offre.

L'INSEE a publié en février 2010, le revenu 2007 de 173 000 professionnels du droit, des assurances et du conseil. La moyenne s'élevait à 74,8 k€.

Votre revenu sera approximativement si vous êtes en solo de 50% de votre chiffre d'affaires.

Les sites de portage salarial proposent des outils de simulation du revenu en fonction du statut social.

A titre de repère, un consultant qui « marche très bien » produira 150 k€. Pour ceux qui débutent et travaillent en solo et à temps plein, la fourchette sera entre 60 et 80 k€ soit entre 30 et 40 k€ de revenu.

Gardez à l'esprit que les recettes du consulting ne sont pas récurrentes. Une mission a un début et une fin. Il faut toujours rechercher de nouvelles missions. Et surtout trouver des solutions pour pallier ce manque de récurrence de l'activité! Il peut s'agir par exemple de tarifer des forfaits mensuels complété par des honoraires complémentaires si la charge de travail dépasse un certain plafond avec les clients privilégiés. Cela permet d'obtenir un minimum de revenus récurrents.

Par ailleurs, il est préférable d'annoncer un tarif par jour car il n'est pas toujours facile de savoir aisément combien de temps vous allez passer sur une mission.

En sachant que votre salaire net est de l'ordre de 51% du chiffre d'affaires contre 64% de salaire brut, si vous gagniez actuellement 40k€ par an, il vous faudra généré 67,5 k€ de chiffre d'affaires pour conserver votre salaire. A raison de 48 semaines de 5 jours, il vous faudra facturé 300 € / jour.

Mais, il ne faut pas oublié que 50% de votre temps sera consacré à la commercialisation et aux tâches administratives, le tarif journalier passe donc à 600 € / jour.

C'est donc ce tarif qu'il va falloir confronter avec ce que vos clients sont prêts à payer pour votre prestation.

Le business plan des débutants raisonnables prévoit une charge de travail facturable entre 80 et 100 jour pour la première année.

Les investissements financiers sont faibles. Mais, il faut investir beaucoup de temps (réflexion, préparation, prospection et commercialisation...).

En deuxième lieu, il faut un PC avec les dernières versions bureautique pour pouvoir lire tous les documents qui vous seront transmis par les clients.

En troisième lieu viendra le poste formation (powerpoint, techniques de commercialisation..), et notamment l'accompagnement d'un spécialiste du conseil pour la préparation, le lancement et le suivi des premiers mois de votre activité (outils de reporting et de gestion).

En quatrième lieu viennent les investissements de communication tels que les cartes de visite, la recherche d'une marque, la réservation des noms de domaine, la création d'un site web, une plaquette de présentation, en fonction de la nature de votre offre.

Il ne faut pas non plus oublier les coûts directs tels que les frais de déplacement, la reprographie du rapport final qu'il vous faut bien entendu penser à refacturer au client si vous ne voulez pas que cela pèse sur votre trésorerie.

Pour réduire le coût des locaux, intervenez le plus souvent possible chez votre client ou utiliser les services d'un centre d'affaires.

Cependant, même si votre bureau est chez vous, sortez le plus souvent possible pour aller vers vos clients et ayez des objectifs du type « je vais rencontrer au minimum 2 clients par jour ».

Le poste logistique comprend essentiellement les abonnements de téléphone, fax, affranchissements, documentation, formation, frais kilométriques et repas non refacturables notamment lors de votre commercialisation.

Pour la formation, penser à l'OPCA qui peut prendre en charge votre formation puisque vous verser des charges sociales à cet organisme et au FIFPL (Fonds Interprofessionnel de Formation des Professions Libérales).

Il n'est pas inintéressant de sous traiter la comptabilité à un cabinet d'expert comptable. Pour 2 000 € / an, vous serez sûr d'être en règle et vous gagnerez 1 journée / mois pour vous consacrer au coeur de votre métier que vous facturez plus cher (Ex : 600 € / jour *12 = 7 200 €).

Il ne faut pas oublier les prestations sociales complémentaires dans votre business plan : assurances décès et invalidité, mutuelle, retraite complémentaire.

Des feuilles de temps comme outils de suivi : c'est absolument nécessaire pour pouvoir facturer vos clients (justification des tâches). On s'appelle ça un CRA (Compte Rendu d'Activité) dans le jargon de la profession.

Vous pouvez le construire sur Excel selon les principes de base suivant :

•  la journée de travail est divisée en 8 heures
  • 2 types de rubriques d'imputations :
    - le temps facturé soit le temps passé sur les missions de vos clients,

    - le temps non facturé qui concerne le développement commercial et la gestion de votre activité (prospection, proposition/appels d'offres, réseau et gestion interne société).

Il faut renseigner votre feuille de temps tous les jours (voir toutes les demi-journées).

Cela vous permettra de plus d'analyser vos activités sur 1 mois ainsi que l'évolution sur plusieurs mois. A l'aide d'Excel vous pouvez notamment prévoir des graphiques d'analyse associés au tableur.

Cela vous permettra au fil du temps de voir si certaines tâches vous seraient moins coûteuses si elles étaient sous-traitées (exemple : sous-traiter les demandes de formations à d'autres organismes par le biais d'un partenariat rémunéré par exemple).

Le marché de la prestation de conseil

Vous interviendrait sur le marché des prestations de conseil.

Pour bâtir votre offre, il va falloir déterminer quelle type de clientèle vous aller démarcher pour vendre vos prestations :

• le secteur : administrations et services publics, banque finance assurances retraite et prévoyance, industrie, commerce....
• le statut d'entreprises cibles : grandes entreprises, PME...
• la fonction : direction financière, directions opérationnelles et de production, direction de la stratégie, direction commerciale...

Ainsi, vous pourrez vous adresser au Directeur Financier d'une grande entreprise pour lui faire des offres d'intervention pour la réorganisation d'un service comptable ou de contrôle de gestion.

L'offre de vos partenaires concurrents est également à examiner avec attention.

Il pourra s'agir de consultants indépendants, de société de portage salarial, de cabinets de différentes tailles ayant des niveaux d'expérience pouvant aller de débutant à plus de 7 ans d'expérience).

Pourquoi le client va vous acheter une prestation ?

1. Tout d'abord pour votre expertise

Il va s'agir de résoudre un problème dans l'entreprise en apportant une méthode et des outils (audit, diagnostic d'organisation, étude stratégique, gestion de projet, réorganisation des fonctions administratives, diminution des coûts, mise en place de parcours de formation.

1. Il a besoin de ressources complémentaires mais ne veut pas embaucher puisqu'il s'agit d'un besoin ponctuel (fusions d'entreprises, changement de normes comptables...).
2. Pour des raisons d'ordre « politique » : vous êtes le bouclier qui permet à un dirigeant de se « couvrir » vis-à-vis de ses supérieurs (actionnaires, par exemple lorsqu'il s'agit de valider la stratégie de l'entreprise). Cela permet également de dire et faire ce que l'on ne peut ni dire ni faire (plan social, réorganisation d'un services). Dans ce cas, il s'agira de formaliser ce que tout le monde sait mais ne veut pas dire.

La plus-value des consultants : « Un oeil extérieur, alimenter la réflexion collective, l'indépendance des points de vue, la définition des enjeux... ».

Bâtir votre offre de compétences et de services c'est-à-dire votre stratégie pour votre marché

Les 4 P du marketing mix : Produit, Prix, Place, Promotion (à qui, quoi, comment et combien ?).

A qui : des PME ou des grandes entreprises, de quel secteur d'activité ?

Quoi : sur quel domaine d'expertise ?

Comment : mission de longue durée(plus de 6 mois), interventions ponctuelles, seul, en équipe, au sein de l'entreprise cliente ?

Combien vous allez facturer ? Il s'agit de votre catalogue de prestations que vous aurait établit en fonction du prix que les clients sont prêts à payer, du prix qui vous permettra de réaliser votre chiffre d'affaires puisque votre revenu en dépend et des tarifs de la concurrence.

N'oubliez pas que votre offre devra être correctement marketée si vous voulez que vos prestations se vendent.

Les relations client consultant

Le conseil est une activité professionnelle au champ très étendu et divers. Pour faire appel à un consultant, tout comme pour devenir consultant, il est utile de maîtriser un peu de vocabulaire : comme tout métier a son jargon, celui de conseil développe un vocabulaire qui lui est propre, chaque spécialité développant aussi bien sa propre terminologie que sa déontologie.

Ce qui caractérise l’intervention d’un consultant :

– le conseil est une prestation « immatérielle » ou « intellectuelle » qui a pour finalité d’aider l’entreprise ou l’institution cliente à travailler différemment.

– le conseil du consultant est « progressif », c’est-à-dire que l’efficacité de son analyse et de son action s’apprécient au fur et à mesure de l’avancement de la prestation.

– le conseil est « difficilement mesurable » : les bénéfices d’une action de conseil ne sont pas forcément immédiats, et le suivi de l’observation des résultats conditionne souvent une part de l’efficacité attendue : si le client d’une prestation de conseil peut rarement s’en passer, il est toujours un acteur majeur de sa réussite.

Quelles sont les principales qualités d’un consultant ?

Observateur et méthodique, un consultant se distingue par :

– son attitude permanente d’écoute,

– sa capacité à détecter les points marquants du fonctionnement d’une entreprise,

– une compétence qui s’illustre par de la clairvoyance,

– une indépendance de pensée,

– sa pratique des analyses et des synthèses.

Qu’est-ce qu’un client est en droit d’attendre, mais doit aussi accepter d’un consultant ?

– le conseil a besoin de pouvoir se mettre, pour un temps, dans la situation du dirigeant ou du responsable qu’il est appelé à conseiller. Afin de mieux comprendre ses problèmes ; ce qui l’aidera à mieux les formuler.

– le conseil est, par nature, le fait d’un regard extérieur, ce qui change le point de vue de l’observation.

– le point de départ de cette observation est, par essence, celui de la neutralité pour éviter toute approche chargée d’ « a priori ».

– le cheminement de l’observation doit être méthodique. Ainsi la situation peut faire l’objet d’une analyse complète dans ce qu’elle a de propre à l’entreprise.

– le consultant est une personne d’expérience. L’expérience de situations similaires, ayant pu être observées dans des secteurs très différents, lui donnera une « vision » renouvelée.

– ses analyses seront assorties de propositions réalistes et raisonnables, susceptibles de devenir la réalité dans des délais acceptables.

– ses propositions vont être accompagnées d’une aide à la décision et à l’action en temps opportun.

Quelles sont les pratiques de collaboration avec un consultant ?

La situation qui provoque l’appel à un consultant peut générer des modalités bien différentes.

Certains champs d’intervention sont réglementés.

Toutes les entreprises sont appelées à solliciter de tels conseils :

– certification de comptes,

– expertises obligatoires,

– certification de conformité aux normes,

– situations contentieuses,

– sinistres.

Ce sont alors des professionnels « assermentés » ou ressortant d’organisations professionnelles réglementées qui interviennent : commissaires aux comptes, experts comptables, avocats, experts techniques, bureaux de contrôles.

Chacune des professions concernées est organisée avec des règles d’intervention et une déontologie propres. L’étendue des missions est bien définie et l’intervention concerne peu le fonctionnement général de l’entreprise.

Le conseil auquel le dirigeant décide délibérément de recourir est bien différent :

– que survienne un « pépin », ou qu’il s’agisse de remédier à une situation qui se dégrade, le conseil appelé aura une intervention « curative ».

– il peut aussi s’agir de prévenir et de définir les moyens d’une prévention,

– tout dirigeant peut enfin faire appel à un conseil pour répondre à une attente, une ambition : pour créer, se développer, suivre l’évolution du marché et des technologies.

L’action d’un consultant passera alors par les étapes suivantes :

– Etat des lieux,

– Détection du problème à résoudre,

– Analyse des éléments de la question : forces et faiblesses, menaces et opportunités

– Formulation des recommandations et évaluation des chances de réussite

– Conception des plans d’action

– Descriptif du process de mise en œuvre de ces plans,

– Assistance à la réalisation.

Se préparer à un entretien client / consultant

Comment préparer un premier entretien client – consultant : un client rencontre un consultant quand il a reconnu qu’il a besoin d’une telle intervention.

Un client préparé a déjà établi son cahier des charges

Que vous ayez été recommandé par un de ses confrères ou un organisme professionnel, si le client ne vous connaît pas, s’il n’a pas déjà travaillé avec vous, il vous demandera certainement un descriptif de vos compétences et des références.

Il aura peut-être préparé également quelques informations pour présenter l’entreprise et décrire le contexte dans lequel il a été décidé de faire appel à un conseil.

De votre coté, il vous sera utile, pour illustrer vos compétences, d’avoir réuni quelques renseignements sur l’activité, le savoir faire, l’historique de l’entreprise et du dirigeant qui s’apprête à vous recevoir.

Tous les renseignements que vous aurez recueillis au préalable vous seront très utiles pour mieux entendre ce que votre client potentiel souhaite vous confier, réagir à certaines informations qu’il vous donnera et mieux comprendre et commenter avec lui son cahier des charges si vous le conduisez à vous le remettre en vue d’une proposition.

Aussi complets que soient ces renseignements, gardez-les présents à l’esprit au cours de l’entretien, mais faites en sorte que votre client espéré vous donne lui-même tous ces renseignements : vous pourrez mentalement comparer avec les informations déjà obtenues, ce qui vous aidera dans votre questionnement et rendra plus intense l’atmosphère d’écoute qu’il vous appartient d’instaurer pour susciter la confiance.

La crainte de votre futur client est de perdre temps et argent si vous deviez vous révéler incompétent ou si votre démarche devait ne pas lui convenir.

Pour éviter de tomber dans les pièges du premier entretien, préparez-vous sur des questions comme celles-ci :

– Comment comprenez-vous mon problème ? En avez-vous déjà traité du même type ?

– Si oui, comment cela s’est-il résolu ?

– Avez-vous déjà des idées sur une manière d’agir dans mon entreprise, dans mon service ?

– Quand pouvez-vous me faire une proposition d’intervention ?

– Quels sont vos délais d’intervention ?

Effectuer un bilan de vos entretiens :

A l’issue de chaque entretien, chacun doit en faire le bilan, noter ce qui s’est dit et l’impression qui s’en dégage.

Pour élaborer une proposition, il convient d’être assuré d’avoir bien compris le problème et les objectifs fixés,

Au cours de votre rédaction de proposition, si vous avez un doute sur un point ou un autre, mieux vaut questionner votre interlocuteur au téléphone que risquer d’écrire des inexactitudes. Ces appels téléphoniques, s’ils ne sont pas trop nombreux, soulignent l’intérêt que vous portez au problème et vous permettent d’en ajuster votre compréhension. Ils peuvent aussi être l’occasion de vous faire diriger vers les collaborateurs auprès desquels vous serez appelés à travailler.

Quand vous présentez votre proposition :

La présentation d’une proposition est essentielle : en la forme, elle doit être agréable à l’œil, et au fond, elle doit démontrer votre adaptation immédiate au problème à traiter, la bonne compréhension générale que vous en avez, votre capacité à entrer dans la dynamique de l’entreprise et de ses équipes pour les aider à trouver les solutions dont elles ont besoin.

Cette présentation peut être l’occasion d’un nouvel approfondissement de votre analyse : ce sera certainement l’occasion de démontrer votre qualité d’écoute active. Modifier en partie votre proposition montre votre souplesse pour vous adapter : vous n’en serez que mieux perçu dans votre aptitude à accompagner l’entreprise dans la correction de ses problèmes ou la découverte des solutions de son « bond en avant ». L’investissement qui doit être fait sur vous doit faire l’objet d’une adhésion de fond, même si des adaptations de forme doivent encore être apportées.

Comment cadrer la mission d’un consultant ?

Les types d’interventions :

La prestation de conseil revêt différentes formes selon le degré de participation du conseil à la vie de l’entreprise.

Le consultant peut, en effet, être appelé pour une ou plusieurs interventions qui prendront la forme :

– d’un contrat d’études : le consultant est chargé de réunir des informations (marché, motivation, image, implantation, méthodes de gestion, etc.) et de les analyser.

– d’une expertise : sur un problème bien délimité, le conseil analyse, évalue, donne son avis et rédige des conclusions et recommandations pour une solution.

– d’un audit : le conseil met en évidence des écarts par rapport à un référentiel.

– d’un diagnostic : le consultant est appelé à détecter les points forts et les points faibles d’un secteur de l’entreprise, dans ses fonctions ou dans sa globalité.

– de recommandations : le consultant propose des voies d’amélioration et d’évolution à partir d’un diagnostic.

– d’un accompagnement : le conseil prend en charge tout ou partie d’un plan d’action visant à réaliser des recommandations.

Les clauses-type de contrat :

Quand une entreprise passe commande d’une prestation auprès d’un consultant ou d’un cabinet de conseil, chacun doit connaître les obligations respectives dans l’exécution du contrat.

Les institutions de droit public sont, quant à elles, protégées par le code des marchés publics qui leur impose la rédaction d’un cahier des charges (ccag et ccep) dans lequel tout ce qui caractérise le marché doit être décrit et précisé.

Le secteur privé, et notamment les services Achats, s’inspirent pour une bonne part des règles de droit public, pour organiser appels d’offres et référencements.

Dans chacun des types d’interventions décrits plus haut, il convient de traiter dans des clauses particulières toutes les circonstances que les signataires peuvent rencontrer en cours d’exécution du contrat.

Au minimum, le contrat doit comporter :

– une identification précise des parties signataires, et des pouvoirs des personnes qui les représentent,

– un texte décrivant de manière précise l’objet de la mission,

– le prix et les conditions de règlement,

– les modalités d’exécution de la prestation et de sa livraison,

– le délai et le calendrier de la réalisation,

– l’étendue des obligations de confidentialité,

– la propriété des résultats.

Les nombreux contrats types rédigés par les sociétés du groupe Links Conseil contiennent des clauses adaptées à la plupart des spécialités entrant dans le champ du conseil.

Le conseil peut être autorisé à sous-traiter une partie de sa prestation : il devra alors établir un contrat aussi bien construit que celui qui le lie au client bénéficiaire de la prestation complète : les deux ensembles contractuels qu’ils représentent doivent être en tous points compatibles.