La dématérialisation des flux entrants

La dématérialisation des flux entrants consiste à transformer les documents papiers réceptionné par l'entreprise (principalement les entreprises de la finance et l'administration) en flux électroniques / numériques afin d'automatiser les process de traitement de ces documents (paiement des factures reçues, enregistrement des opérations financières tels que les remises de chèques en banque, la souscription d'un contrat d'assurance ou de mutuelle...)

Les impacts positifs ou négatifs de la dématérialisation sont très importants :

• 
  
  • gains de productivité malgré un investissement de départ important,
  • changement des méthodes de travail des collaborateurs (nouvelle ergonomie de l'environnement de travail, charge de travail principalement ciblée sur des dossiers complexes ou le traitement des anomalies...),
  • refonte avec une présentation normée des documents papiers reçus pour la reconnaissance numérique par le biais de formulaires pré-remplis (n° d'adhérent dans le cas d'une mutuelle sous forme de code barre, type d'opération à cocher....),
  • réduction des délais de réponse aux clients,
  • mise à disposition instantanée de l'information pour toute l'entreprise (plateforme téléphonique pouvant répondre instantanément aux demandes des clients sur le traitement de leur(s) dossier(s),

Le marché va très fortement se développer sur les prochaines années. Ce sujet est devenu un enjeux majeur en terme d'images de marque.

Un domaine où les consultants vont être très fortement solliciter et avoir l'occasion de développer de nouvelles offres commerciales.

Mettre en place les coûts de revient par la méthode ABC

A. Les principes de la méthode Abc

La méthode ABC :

-                          vise à donner une vision économique des différents coûts entrant dans les produits / services vendus aux clients moyennant un prix dans l’objectif de répondre au mieux au soucis de rentabilité de toutes les entreprises.

-                          se fonde sur le recours à une notion centrale d’« Activité ».  En d’autres termes, les activités consomment des ressources pour permettre la production de produits et / ou prestations pour les clients.

Les ‘activités’ de l’entreprise représentent le cœur de la démarche ABC.

Une activité répond aux caractéristiques suivantes :

• chaque activité regroupe un ensemble de tâches homogènes satisfaisant plusieurs - critères :

-          ‘input’ et ‘output’ communs

-          compétences et savoir – faire mis en œuvre,

-          nature des ressources consommées,

-          éléments influençant le niveau de consommation des ressources (= sur coût)

• les activités sont transversales à la structure de l’entreprise,
• les activités s’articulent au sein de processus opérationnels ou support
• les activités constituent le support à la formation de la valeur par l’entreprise.

Exemple d’activités pour une société d’assurance :  Ouvrir un nouveau contrat, Traiter les versements de primes d’assurances des souscripteurs.

B. La construction du modèle ABC

L’objectif premier va être de construire le modèle, ce qui revient dans l’ordre à :

·         Identifier les activités de l’entreprise (la cartographie des processus de l’entreprise sera précieuse pour l’ensemble de la démarche qui se devra d’être cohérente avec les cartographies des services Qualités – Process),

·         Qualifier ces activités = combien d’Etp celles-ci consomment –elles ? ,

·         Valoriser ces activités = déterminer leur coût (il faut donc au préalable avoir posés les bases de la comptabilité analytique, à savoir identifier les différentes natures de charges -Masse Salariale, Coût Environné…- dans le Grand Livre),

·         Identifier les Objets de coût : Prestations ? Clients ? ,

·         Déterminer la consommation de ressources par ces objets de coûts = combien d’etp provenant de quelle(s) activités,

·         Identifier et qualifier des vecteurs de coûts (unité d’œuvre des objets de coûts) = combien de volumes sont traités ? combien de met en place de nouveau contrat Assurance Vie chaque année ?  

·         Valorisation des objets de coût.

1ère étape :  Cartographier et valoriser les activités en fonction des ressources consommées

La cartographie des activités se fait avec l’aide du Département Qualités – Process et de l’ensemble des Responsables de Services par le biais d’entretiens.

A l’issue de chacun des entretiens, doivent pouvoir être listé les activités réalisées par chacun des services interviewé (en référence à la liste des activités de la cartographie qualité de l’entreprise), ainsi que la consommation moyenne annuelle en etp (=équivalent temps plein. 1 personne à 80% ou 4/5ème era comptée pour 0.80 etp) . Il faut également noté les tâches afférentes à ces activités.

Exemple de fiche activité à renseigner avec chacun des services interviewé (Activité exemple : Traitement des ordres de bourse) :

                                              

Inducteurs de coûts : Ordres SRD (traitement de liquidation en fin de mois)    Ordres directs    Annulations d’ordre

                                              

                                              

  

Input : Réception des ordres

Output : Comptabilisation des titres et des espèces, Edition d’un compte rendu d’opération

Activité : traitement des ordres de bourse

  

Objet de coût correspondant : prestation Bourse Vecteur de coût : Nombre d’ordre exécutés

Facteurs d’amélioration de performance

Présentation de la méthode ABC

La méthode ABC est un modèle de calcul des coûts qui identifie la répartition des coûts, ou des centres d'activités, dans une entreprise. Il affecte les coûts aux produits et aux services (facteurs de coûts), basés sur le nombre des événements ou des transactions qui ont lieu au cours du processus de fourniture d'un produit ou service. En conséquence, le Management Basé sur les activités peut aider les directeurs à voir comment la valeur de l'actionnaire peut être maximisée et comment la performance de l'entreprise peut être améliorée.

Les avantages de la méthode Abc :

• 
  
  • Identifier les clients, les produits et les canaux de distribution les plus rentables / les moins rentables : qu'est ce qui contribue ou détériore la performance de l'entreprise ?
  • Identification des activités à forte / faible valeur ajoutée
  • Prévoir les besoins en ressources (ainsi que leur coût et leur rentabilité) liées aux changements dans les volumes de production, la structure d'organisation et les coûts de ressources (augmentation de certaines natures de charges, par exemple).
  • Fournir aux directeurs des outils d'analyse des coûts pour faire des prévisions budgétaires

La méthode Abc participe efficacement au processus décisionnel de la Direction Générale.

Avec la méthode ABC, les Directions Générales sont en mesure de prendre des décisions permettant d'améliorer leur rentabilité en optimisant leurs ressources.

La mise en oeuvre de l'ABC se fait à l'aide d'un cabinet de consultant. Il n'est nullement besoin d'un logiciel spécialisé. Le meilleur outils pour la mise en oeuvre reste Excel (version 2007 pour les entreprises ayant plus de 65 000 clients).

La méthodologie :

• 
  
  • estimation des ressources nécessaires à chacune des activités,
  • estimation des ressources nécessaires à chacune des prestations utilisant l'activité source,

=Nombre d'Etp par activité et prestation

• 
  
  • traitement de la comptabilité analytique : découpage du grand livre en Masse Salariale, Coût environné, coût métier, coût informatique

= Coût des activités et des prestations

• 
  
  • volumétrie par client de chacune des prestations

= coût de chacun des clients

Création d’entreprise – Déterminer son besoin en financement

Il s’agit de déterminer la trésorerie nécessaire au lancement de l’entreprise.

C’est également le point de départ de votre business plan.

Il faut chiffrer :

_les frais de création : réalisation d’une étude de marché, montage d’un business plan par un expert comptable (150 à 600 €), le dépôt de marque auprès de l’INPI (environ 225 €), dépôt d’un brevet (environ 700 €), immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (environ 60 €),  immatriculation au Registre des Métiers (environ 200 €), stage de préparation à l’installation (environ 250 €), frais de publication au journal des annonces légales (de 180 à 250 €),

_les dépenses de communication : plaquettes commerciales, publicité, campagne adwords, conception d’un site internet, cartes de visites

_les frais d’installation : achat du fonds ou du pas de porte, frais d’aménagement du local (travaux à prévoir…),

_les frais de fonctionnement : loyer, assurance, entretien des locaux, électricité, salaires et charges sociales, charges fiscales, intérêts des remboursements d’emprunts s’il y a lieu

_les investissements : achats de matériels, véhicules, outillages, matériel informatique….

_les besoins en fonds de roulement : constitution d’un stock, fonds nécessaires avant la réception des premiers paiements…

Tous ces frais nécessaires à la création de l’entreprise doivent être financés par l’apport personnel, le prêt à la création d’entreprise, l’aide financière à la création d’entreprise, les différents investisseurs .

Les aides financieres à la création d'entreprise

_le versement des allocations chômage sous forme de capital :  l’ARCE (Aide à la Reprise ou à la Création de l’Entreprise)

Conditions à remplir : être éligible à l’ACCRE et ne pas bénéficier de l’aide différentielle de reclassement.

Montant : 45% du reliquat des droits à indemnisation (versé en 2 fois).

_le prêt à taux zéro Nacre : 1 000 à 10 000 € sur une durée de 1 à 5 ans.

Conditions à remplir :  Plan de financement validé dans le cadre du parcours Nacre, Mise en place d'un prêt bancaire (ou assimilé) complémentaire et de services bancaires professionnels de qualité.

_ le Contrat d’Appui au Projet d’Entreprise CAPE : il permet à une personne souhaitant créer ou reprendre une entreprise de bénéficier de l'accompagnement d'une entreprise, qui s'engage à lui fournir une aide particulière et continue (moyens matériels et financiers, par exemple). Le bénéficiaire du Cape s'engage à suivre un programme de préparation à la création ou à la reprise et à la gestion d'entreprise

_ le fonds Bpifrance (ETI 2020) : Ce FCPI est un fonds d'investissement dédié aux entreprises de taille intermédiaire. Il soutient la croissance et le développement à l'international des entreprises de taille intermédiaire. Le fonds ETI 2020 intervient par prise de participation minoritaire, sur une durée longue.

_le PCE OSEO :  il permet de financer les frais de démarrage de l’activité alors que le prêt bancaire sert plutôt à financer les investissements matériels.

Montant : entre 2 000 € et 7 000 € sur 5 ans (premiers remboursements au bout de 6 mois).

Conditions :

_ il doit être accompagné d’un prêt bancaire au moins égal à 2 fois le montant accordé.

_montant du plan de financement < 45 000 €

Cette aide s’obtient directement auprès de la banque dans laquelle on demande le prêt associé.

Comment décrocher son premier marché public ?

Les formalités pour les commandes publiques inférieures à 15 000 euros sont simplifiées. L’objectif est d’encourager les PME à répondre aux appels d'offre de l'Etat et des collectivités locales. Les acheteurs publics déplorent de ne pas recevoir assez d'offres de leur part.

La procédure d'attribution est parfois longue et assez lourde d'un point de vue administratif, mais elle n'en est pas moins transparente, et surtout elle place tous les candidats sur un pied d'égalité, quelle que soit leur taille, leur région, leur effectif.

L'important est d'avoir les compétences, les produits et les services requis au bon prix. Voici donc quelques conseils pour partir à la conquête de votre première commande publique.

Etape n° 1 : préparer le terrain

En amont, il faut réaliser un travail commercial, rencontrer des acheteurs publics. Vous pouvez fréquenter les salons, contacter les services achats des villes, des Régions, des départements et des organismes qui vous intéressent.

Ce travail d'approche vous servira à obtenir des retours sur votre offre pour éventuellement l'adapter, et, dans tous les cas, vous assurera d'être identifié comme un fournisseur potentiel.

Demandez quand aura lieu l'appel d'offres et comment être informé de sa publication.

Pensez également à contacter l’Ugap, la centrale d’achat des services de l’Etat, des collectivités et des services hospitaliers.  La centrale les dispense d'un appel d'offres. Les deux tiers de ses fournisseurs sont des PME.  De plus, elle s'engage sur un volume d'achat minimal.

Il existe aussi Cap’Oise, l’économat des armées et des regroupements locaux.

Etape n° 2 : choisir ses appels d'offres

Vous trouverez les appels d’offre au Bulletin Officiel d'Annonces et de Marchés Publics (BOAMP), dans un journal d'annonces légales, et sur son site internet.

Les premières sources à consulter sont donc les sites officiels (http://www.boamp.fr) et les  sites internet des collectivités et organismes publics. Des prestataires privés répertorient aussi les offres et proposent des services de veille, par exemple marchespublicspme.fr, doubletrade.com, marchésonline.com, achatpublic.com...

Un appel d'offres classique se déroule en quatre étapes : publication de l'annonce, dépôt des dossiers, analyse des réponses, commission d'attribution.

Etape n° 3 : soigner sa réponse

Trouver des marchés est la partie la plus simple.

Une réponse à un appel d'offres comporte deux parties : une administrative et une technique. Pour la première, on vous demande presque toujours les mêmes justificatifs, et de remplir les mêmes formulaires. Avec l'habitude, vous ferez cela de plus en plus vite.

La seconde partie est constituée de mémoires techniques. Répondez uniquement à ce qu'on vous demande. La réponse doit être adaptée un peu comme on adapte un CV à une offre d'emploi. Les réponses sont notées selon des critères de prix, de qualité de service, etc. L'appel d'offres mentionne toujours ces critères. Ainsi, par exemple, inutile d'insister sur vos délais de livraison en J + 1 si rien n'est mentionné. Car cela ne vous procurera aucun avantage. Chaque détail de la réponse compte.

Etape n° 4 : savoir tirer parti de ses échecs

On ne peut pas gagner à tous les coups. Mais cela reste une excellente opportunité de progresser. Mais encore faut-il oser demander ! Il vous faut savoir pourquoi votre offre n’a pas été retenue. Cela permettre à votre taux de réussite de monter en flèche. 

Créer une micro entreprise

Le régime de la micro entreprise est réservé aux entrepreneurs individuels

dont l’activité est commerciale, artisanale ou libérale,

dont le chiffre d'affaires n'excède pas

 82 200 euros HT (pour 2014) pour les activités de vente de marchandises, d’objets, de fournitures et de denrées à emporter ou à consommer sur place et les activités de logement (hôtels, chambres d’hôtes, gites ruraux…),

32 900 € (pour 2014) pour les activités de conseils, de services relevant des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) et les professionnels libéraux relevant des bénéfices non commerciaux (BNC).

C’est donc réservé aux entrepreneurs individuels ayant des revenus peu élevés.

Se faire accompagner est indispensable pour faire les bons choix, et éviter de payer trop d'impôts.

- Les experts comptables peuvent vous aider à choisir les meilleures options fiscales.

- Les centres de gestions agréés. En y adhérents, vous bénéficierez d'une réduction d'impôt couvrant les frais de comptabilité (dans la limite de 915 euros/an) mais aussi de la non majoration de 25 % de leur bénéfice imposable.

- Les sites de l'APCE et du Régime social des indépendants proposent des outils de simulation qui permettent d'estimer le montant de son imposition.

Comment fonctionne le régime fiscal de la micro entreprise ?

Il vous suffit de porter sur votre déclaration de revenus (N° 2042) annuelle le montant de votre chiffre d'affaires (BIC) ou de vos recettes (BNC).

Le bénéfice imposable est soumis au barème de l'impôt sur le revenu avec les autres ressources du foyer sur la base d’un barème forfaitaire.

L'administration fiscale calcule automatiquement le montant du bénéfice imposable en appliquant un abattement forfaitaire pour frais professionnels de:

- 71 % du CA pour les activités d'achat/revente, et les activités de fourniture de logement,

- 50 % du CA pour prestations de services de nature industrielle et commerciale

- 34 % du CA pour les activités non commerciales

Le bénéfice forfaitaire ainsi calculé est soumis, avec les autres revenus du foyer fiscal, au barème progressif par tranches de l'impôt sur le revenu.

Combien vais-je gagner en micro entreprise ?  Combien va-t-il me rester pour vivre ?

Revenu disponible= chiffre d’affaires – dépenses supportées par l’activité (*) - impôt sur le revenu

(*) : Dépenses supportées par l’activité = dépenses courantes, amortissement, cotisations sociales, CSG CRDS , impôts et taxes, frais financier et remboursements d’emprunts, réduction centre de gestion agrée.

Dépenses courantes : les achats de matières premières, les emballages, l'assurance, les frais de comptabilité, les fournitures administratives, l'électricité, les impôts et taxes

L'amortissement :  c’est la valeur du bien (exemple : ordinateur, bien d’équipement) divisé par sa durée de vie. Nb : la durée de vie varie selon le type d'investissement.

Les frais financiers : il s'agit des intérêts payés sur les prêts souscrits pour les besoins de l'entreprise et/ou le financement des investissements.

La CSG déductible : la contribution sociale généralisée (CSG) correspond à 8 % de [bénéfice fiscal + montant des charges sociales]. Une partie seulement de la CSG se déduit du revenu fiscal.

Le remboursement d'emprunt : capital de l'emprunt + les intérêts.

Réduction Centre de Gestion Agréé (CGA) :  montant des frais de comptabilité engagés ( dans la limite de 915 € par an).  Nb : les entreprises non adhérentes à CGA verront leur revenu imposable majoré de 25 %.

Exemple illustré

Entreprise commerciale qui réalise un chiffre d’affaires de 75 000 € TTC

Ses investissements sont de 37 000 € TTC (30 936 € HT) financés par emprunt (remboursement d’emprunt = 6 743 €) et par apport personnel du chef d’entreprise.

Les charges courantes sont de 35 950 €.

Charges sociales + CSG = 10 610 €

Le revenu fiscal (CA minoré de 71% pour les activités commerciales) est de 75 000 – (71%*75 000) = 21 750 €

L'entreprise ne compte aucun salarié. Le chef d'entreprise est célibataire sans enfants à charge et n'a pas d'autre activité professionnelle. L'entreprise est adhérente à un CGA.

Revenu disponible = CA –charges courantes – charges sociales – CSG CRDS – remboursement d’emprunt – impôt sur le revenu

Soit = 75000 - 35950  - 10 610 – 6 743 = 21 697 € - impôt sur le revenu

Les avantages et inconvénients du régime de la micro entreprise

Les avantages

Permet de mieux anticiper le calcul de son impôt (base forfaitaire qui sert de calcul qui est connue),

Obligations comptables allégées : tenue du journal des recettes et d’un registre des achats, conservation des factures (pas de bilans ni de comptes de résultat à établir).

Exonération de TVA : fixation de tarifs attractifs par rapport à la concurrence (nb : les factures doivent comporter la mention : "TVA non applicable, article 293 B du CGI").

L’entrepreneur qui dépasse les seuils de chiffres d'affaires peut continuer de bénéficier du régime micro fiscal pendant une année supplémentaire si son chiffre d'affaires ne dépasse pas :

90 300 € (pour 2014) pour les livraisons de biens, les ventes à emporter ou à consommer sur place ou les prestations d'hébergement,

34 900 € (pour 2014) pour les autres prestations de services.

Les inconvénients

Chiffre d’affaires limité : ne convient pas aux entreprises qui ont prévu de se développer.